Разбор вопросов об использовании личного автомобиля в служебных целях

Можно ли заключить с работником договор аренды с экипажем

Правда ли, что если сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях, то с ним можно заключить только договор аренды авто без экипажа? Мол, члены экипажа должны быть работниками арендодателя — см. ст. 635 ГК РФ. То есть передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор. В случае когда арендодателем является работник компании, это невозможно, так как принять на работу самого себя к себе физлицо не может. Соответственно, на этом основании организация не может арендовать у сотрудника автомобиль вместе с водителем. Поясните ситуацию, пожалуйста.

— Вопрос о возможности заключения договора аренды транспортного средства с экипажем с физлицом действительно является неоднозначным. Позиция, которую вы изложили в вопросе, имеет место.

Однако, на наш взгляд, гл. 34 ГК РФ прямого запрета на заключение с работником договора аренды ТС с экипажем не содержит. Более того, этот вид договора распространен на практике и на протяжении долгих лет при должном документальном оформлении и правильном учете претензий со стороны проверяющих органов не вызывает.

Что касается ст. 635 ГК РФ, то после слов «члены экипажа являются работниками арендодателя» имеется уточнение «они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства». Выполнять распоряжения можно не только тогда, когда член экипажа — работник арендодателя, но и тогда, когда он сам является арендодателем.

Таким образом, организация может арендовать у сотрудника только автомобиль, без водителя, а может арендовать его вместе с водителемстатьи 632, 642 ГК РФ. Однако, на наш взгляд, заключать договор аренды с экипажем с работниками, которые ездят по служебным делам на своем автомобиле, надобности нет. Ведь они ездят на машине, исполняя свои трудовые обязанности, и получают за это зарплату.

Проходить медосмотры директору или не проходить: вот в чем вопрос

Директор использует личный автомобиль для поездок по служебным делам. Обязательно ли директору проходить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры, учитывая, что он возит только сам себя?

— На работодателей возложена обязанность организовывать и проводить в отношении водителей предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотрыст. 220 ТК РФ; п. 1 ст. 20, пп. 1, 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ. Ключевое — водителей.

Директор, в соответствии с заключенным с ним трудовым договором, на должность водителя не принимался, да и то, что он управляет автомобилем, не создает ему новую трудовую функцию. Во-первых, потому что работа в должности водителя предполагает перевозку грузов, пассажиров, а в вашем случае директор возит только себя. А во-вторых, потому что ездить на автомобиле — это право, а не обязанность директора.

Следовательно, проходить медосмотры директор не обязан.

Нужно ли оформлять путевой лист директору

Работа руководителя связана с частыми разъездами, и для рабочих целей ему необходим автомобиль, поэтому он сдает в аренду организации свою личную легковую машину. Нужно ли ему оформлять путевые листы?

— Оформлять путевой лист обязаны те организации, которые перевозят пассажиров, багаж и грузып. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Соответственно, если ваш директор возит на своем автомобиле что-то или кого-то, кроме себя, — без путевого листа не обойтись, если только себя одного — путевой лист не обязателен.

Отметим, что путевой лист необходим для подтверждения:

•использования автомобиля в служебных целях;

•трат на топливо.

Однако для этих целей вместо путевого листа можно использовать любой другой документ, оформленный в соответствии с требованиями законодательства, например маршрутный лист или отчет из системы спутниковой навигации, если она установленап. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; Письмо УФНС от 09.07.2019 № 16-15/116577@. Форму документа нужно закрепить в учетной политике. Главное — из документа должно быть понятно, куда ездил директор в течение дня, с какой целью, как далеко и как долго (пробег и время фактического использования транспорта), сколько бензина ушло на поездки.

Нужно ли проводить СОУТ, если рабочее место сотрудника — его личный автомобиль

Наша компания — интернет-магазин. Товар покупателям доставляют водители-курьеры, с которыми у нас заключены трудовые договоры. При этом на балансе магазина никакого автотранспорта нет. Для работы указанные сотрудники используют свои личные машины (оформлены договоры аренды). Нужно ли нам проводить спецоценку условий труда рабочих мест этих сотрудников, учитывая, что автомобили не наши?

— Случаи, когда специальная оценка условий труда не проводится, прямо предусмотрены законодательством. Так, ее делать не надо, в частности, в отношении условий трудаст. 3 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ:

•надомников;

•дистанционных работников.

Ваша ситуация к перечисленным не относится. У вас с водителями-курьерами заключен трудовой договор, а это значит, что на них распространяется трудовое законодательство, в том числе требование о проведении СОУТ.

СОУТ проводится в отношении рабочего места, где работник выполняет свои трудовые обязанности. Рабочим местом водителя считается автомобиль. Кому он принадлежит — дело десятое и значения в данном случае не имеет. Важно лишь, чтобы автомобиль находился прямо или косвенно под контролем работодателяч. 6 ст. 209 ТК РФ. Наличие договоров аренды в вашем случае говорит о том, что контроль имеется.

Следовательно, несмотря на то что автомобили вашей компании на праве собственности не принадлежат, вы все равно обязаны провести СОУТст. 212 ТК РФ. В противном случае рискуете быть оштрафованнымистатьи 4.1.2, 5.27.1 КоАП РФ:

•штраф для малых и микропредприятий — 5 000 — 10 000 руб., для остальных организаций — 60 000 — 80 000 руб.;

•штраф для должностного лица — 5 000 — 10 000 руб.

В командировку на личном автомобиле: как учесть траты на бензин

Работник ездил в служебную командировку на личном автомобиле. По возвращении организация возместила ему в том числе понесенные расходы на бензин в полном объеме — 5 000 руб. (подтверждающие документы имеются).
Возможно ли при исчислении налога на прибыль полностью, не нормируя, учесть в командировочных расходах на проезд компенсацию сотруднику ГСМ за использование им личного автомобиля в служебных целях?

— При использовании работником с согласия и в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсацияст. 188 ТК РФ. А она для налога на прибыль учитывается в расходах только в пределах установленных лимитов. Напомним, что с 2024 г. для легковых автомобилей их размер следующийподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92:

•2 400 руб. за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше;

•3 000 руб. — с двигателем больше 2 000 куб. см.

Причем этот компенсационный норматив установлен на месяц и включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, включая и затраты на ГСМПисьмо Минфина от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339. Получается, что сверхлимитную оплату бензина учесть в составе «прибыльных» расходов не выйдет.

Однако бытует мнение, что выплаты работнику можно учесть в налоговых расходах в полном объеме как командировочные расходы. Ведь НК РФ разрешает учитывать в налоговых расходах траты на проезд к месту командировки и обратно без нормирования и не ограничивает при этом в выборе вида транспорта для проезда.

Действительно ли это так? Мы решили уточнить этот вопрос у специалиста Минфина.

Есть еще вариант: если сотрудник часто использует личное авто для служебных поездок, можете заключить с ним договор аренды. Тогда вы сможете учесть в расходах и арендную плату за машину, и документально подтвержденные расходы на бензинПисьма Минфина от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495, от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649, от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780. Единственное — придется удержать НДФЛ с арендной платыподп. 4 п. 1 ст. 208, ст. 209 НК РФ. С суммы возмещения расходов на ГСМ удерживать НДФЛ не нужно.

Облагается ли НДФЛ и взносами компенсация за авто по доверенности

Наша компания выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля сотруднику, которому автомобиль по документам не принадлежит. Собственник — его отец. Автомобилем работник распоряжается на основании доверенности.
Учитывая, что авто не принадлежит работнику на праве собственности, облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

— Минфин и ФНС считают, что если автомобиль не принадлежит работнику на праве собственности, то компенсация за использование такой машины в служебных целях облагается НДФЛ и взносамиПисьма Минфина от 24.11.2021 № 03-04-06/94831, от 26.06.2020 № 03-04-05/55023; ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@. По их мнению, в ст. 188 ТК РФ речь идет о компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях. В указанном же случае машину нельзя считать личным имуществом. А раз так, то нормы НК, согласно которым компенсация подлежит освобождению от обложения, неприменимып. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

В то же время существует и иное мнение. Согласно ему личное имущество работника — это имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Законность владения и пользования машиной подтверждает не что иное, как доверенность. Поэтому причин для обложения автокомпенсации НДФЛ и страховыми взносами в этом случае нет. К слову, судебные решения в пользу такого подхода тоже естьОпределения ВС от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423; ВАС от 24.01.2014 № ВАС-4/14; Постановление АС ЗСО от 27.11.2019 № Ф04-6005/2019. Не говоря о том, что такой же позиции ранее придерживался и МинфинПисьмо Минфина от 05.12.2017 № 03-04-06/80616.

Таким образом, ответ на вопрос «облагать автокомпенсацию НДФЛ и взносами или не облагать» зависит исключительно от вашей готовности к спорам с налоговиками.

ИП покупает авто для себя, а после использует его в бизнесе: какой налог платить при продаже

У ИП на «доходно-расходной» УСН, как физлица, есть легковой автомобиль, который приобретался 2,5 года назад еще до госрегистрации в качестве ИП для личных целей за личные деньги. Однако позднее этот автомобиль бизнесмен начал использовать для рабочих поездок. Скажем сразу, деятельность ИП не подразумевает использование автомобиля в качестве ОС или товара.
За использование авто была оформлена компенсация. Сейчас автомобиль продается. Какой налог должен уплатить ИП (налог при УСН или НДФЛ), учитывая, что это единичная сделка купли-продажи, договор будет оформлен от имени физлица?

— Раз имеет место оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, то смеем предположить, что ее сумму в пределах установленных лимитов ИП учитывал в налоговых расходахПисьмо Минфина от 24.09.2019 № 03-11-11/73354 (п. 1). Более того, имеются платежные документы, подтверждающие ее выплату, да и другие сопроводительные документы, вероятно, тоже есть.

Наличие всего этого подтверждает использование автомобиля в бизнесе. А раз так, то продажа авто связана с предпринимательской деятельностью. Следовательно, операцию по продаже следует учитывать в рамках УСН.

Доход от продажи учтите на дату поступления денег в счет оплатыподп. 1 п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 249, п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ. А вот в расходах ничего учесть не получится: все, что куплено до создания ИП, уменьшать налоговую базу не можетПисьмо Минфина от 26.02.2013 № 03-11-11/82.